Il gestionale resta al centro e aggiorna il sito da solo

Il cuore di GlobalGameStore non è il sito. È Bman, il gestionale del negozio. Lì vivono giacenze, prezzi, ordini e cassa, e lì il personale lavora tutto il giorno.

Un e-commerce nuovo non poteva sostituirlo, e non doveva costringere nessuno a copiare dati a mano da una parte all'altra.

Il problema: due posti da tenere allineati

Con il vecchio sito il catalogo andava rincorso. Ogni uscita nuova, ogni prezzo cambiato, ogni pezzo finito era un aggiornamento in più da fare o da aspettare.

In più Bman ha le sue regole. Dall'esterno si può leggere quasi tutto, ma scrivere quasi niente: prodotti e prezzi si cambiano solo dentro il gestionale. Il sito doveva adattarsi a questo, non il contrario.

Bman avvisa, il sito si aggiorna

Il 10 agosto abbiamo importato tutto il catalogo: 2.162 prodotti, senza un errore. Da lì in poi il sito prende tutto da Bman: nomi, prezzi, giacenze, foto.

All'inizio il sito chiedeva gli aggiornamenti a orari fissi: le giacenze ogni quarto d'ora, i prodotti solo di notte. Da settembre è Bman ad avvisare il sito a ogni modifica. Un prezzo o una giacenza cambiati in negozio arrivano online in circa un minuto.

Gli ordini online tornano nel gestionale

Quando un cliente paga sul sito, l'ordine entra in Bman da solo, con i dati per la fattura: codice fiscale per i privati, partita IVA e codice destinatario per le aziende.

Un dettaglio che fa la differenza: il sito ragiona in ora universale, Bman in ora italiana. Senza la conversione, gli ordini della sera sarebbero finiti nel giorno successivo.

Per il ritiro a Bari il personale non fa nulla di nuovo. Prepara e chiude l'ordine in Bman come sempre. Il sito se ne accorge entro cinque minuti, avvisa il cliente che può passare e, alla chiusura, segna l'ordine come completato.

Le spedizioni: rispondiamo come il vecchio negozio

GlobalGameStore spedisce con BRT attraverso EasySped, un programma che va a leggere gli ordini dal sito e ci riscrive il numero di tracciamento. EasySped sapeva parlare solo con il vecchio sito.

Invece di cambiare il modo di lavorare del magazzino, abbiamo insegnato al sito nuovo a rispondere come il vecchio: stesse domande, stesse risposte, stesso formato. Il giorno del passaggio in EasySped cambiano solo l'indirizzo e la chiave di accesso.

Quando il tracciamento torna indietro, l'ordine diventa spedito e il cliente riceve la mail, una volta sola. Sul vecchio sito questo passaggio finiva sempre in errore.

Le foto mancanti tornano in Bman

Controllando il catalogo abbiamo trovato 563 prodotti senza una foto che funzionasse. Lo Studio del negozio le cerca da solo: prima sulle pagine del vecchio sito, poi sul web. L'AI controlla le immagini trovate e una persona conferma.

La foto scelta viene pulita, messa su fondo bianco e caricata in Bman. Così non vive solo sul sito, ma anche nel gestionale. Il sito poi la ridimensiona per ogni schermo: nella scheda del catalogo passa da 89 a 16 kilobyte.

Nessun vecchio link va perso

Il vecchio sito aveva 3.752 indirizzi: prodotti, categorie, marchi, pagine di servizio. Sono su Google, nei preferiti dei clienti, nei post sui social.

Ognuno ora porta alla pagina nuova giusta, con un reindirizzamento permanente. Un prodotto va alla sua scheda, una categoria alla categoria nuova. Se un prodotto non esiste più, il link porta alla home invece che a una pagina di errore.

Il sito nuovo ha anche la sua mappa per Google e il catalogo pronto per Google Shopping. L'obiettivo è semplice: cambiare sito senza perdere posizioni nei risultati di ricerca.

Cosa cambia per il negozio

Niente di nuovo da imparare. Il personale lavora su Bman come prima, spedisce con EasySped come prima. Il sito si tiene aggiornato da solo.

Il sito è in collaudo. Il passaggio di dominio è l'ultimo passo, e non richiede di toccare il gestionale.